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For Companies At a Glance
- Tasks: Lead the secretariat and manage administrative tasks for a renowned law professor.
- Company: Join the University of Vienna, a hub for innovative research and diverse personalities.
- Benefits: Enjoy flexible working hours, internal training, and a fair salary starting at €2,759.2.
- Why this job: Make a meaningful impact while working in a dynamic, international environment.
- Qualifications: Strong organisational skills, MS Office proficiency, and excellent communication in German and English.
- Other info: Opportunity for career growth and a chance to work with inspiring individuals.
An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern?
Ihr persönlicher Wirkungsraum: Am Institut für Zivilrecht ist ab 16. März 2026 eine Stelle als Organisationsassistent*in (30h) zur Leitung des Sekretariats bei Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) zu besetzen. Eine Aufstockung auf eine Vollzeitstelle (40h) erfolgt mit 1.6.2026. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird - im gegenseitigen Einvernehmen - angestrebt.
Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie Frau Univ.-Prof. Dr. Dr. h.c. Christiane Wendehorst, LL.M. (Cambridge) und ihr Team und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Forschungsmanagement, Budget und Lehre eigenständig durch.
Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
Mindestanforderungen:
- Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word, Excel und Outlook)
- Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level) sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sehr hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Bereitschaft zur Weiterbildung
Von Vorteil sind:
- Berufserfahrung im Office-Management
- Grundkenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Kenntnisse in bzw. Erfahrung mit E-Learning
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
- Erfahrung mit SAP
Das machen Sie konkret:
- Sekretariatsleitung: Reisemanagement, Termin- und Raumkoordination, Aufbereitung von Meetingunterlagen etc., Personalverwaltung, Betreuung der Homepage, Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, Datenpflege und Ablage, Ressourcenmanagement (Bestellwesen und Inventarverwaltung), Empfangstätigkeit, Erstellen und Verwalten von Datenbanken, Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.), Betreuen von Gastprofessor*innen, Doktorand*innen, Kooperationspartner*innen etc.
- Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Eintragung der Noten, Organisation von Prüfungen, Betreuung der Studierenden, Mithilfe bei der Abwicklung von Stipendien, Sommerkursen etc., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen, Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.
- Budgetverwaltung: Veranlassung von Überweisungen für Rechnungen und Honorarnoten per SAP (Q-Flow), selbständige Verwaltung und Planung des Globalbudgets, der Berufungsmittel etc., administrative Begleitung und Finanzverwaltung von Drittmittelbudgets, Kontrolle der Eingänge und Ausgänge.
Das bieten wir Ihnen:
- Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.
- Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background, in einer lockeren, internationalen, abwechslungsreichen Arbeitsumgebung, in der Sie auf interessante Persönlichkeiten treffen werden.
- Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
- Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
- Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
- Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich: Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben, Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.) über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button.
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.
Organisationsassistent*in (Rechtswissenschaft, Vollzeit) in Cambridge employer: Univie
Contact Detail:
Univie Recruiting Team
StudySmarter Expert Advice 🤫
We think this is how you could land Organisationsassistent*in (Rechtswissenschaft, Vollzeit) in Cambridge
✨Tip Number 1
Network like a pro! Reach out to current or former employees at the University of Vienna on LinkedIn. A friendly chat can give us insider info about the role and help you stand out.
✨Tip Number 2
Prepare for the interview by researching the university's recent projects and initiatives. This shows us that you're genuinely interested and ready to contribute to their mission.
✨Tip Number 3
Practice common interview questions with a friend or in front of a mirror. Being confident and articulate will help us see your potential as a great fit for the team.
✨Tip Number 4
Don’t forget to follow up after your interview! A quick thank-you email reiterating your interest can keep you fresh in our minds and show your enthusiasm for the position.
We think you need these skills to ace Organisationsassistent*in (Rechtswissenschaft, Vollzeit) in Cambridge
Some tips for your application 🫡
Craft a Compelling CV: Your CV is your first impression, so make it count! Highlight your relevant experience and skills that match the job description. Keep it clear and concise, and don’t forget to tailor it specifically for the Organisationsassistent*in role.
Write a Personalised Cover Letter: This is your chance to show us your personality! Share why you’re passionate about the role and how your background aligns with our needs. Make sure to address it to the right person and mention specific aspects of the job that excite you.
Showcase Your Skills: We want to see your organisational skills shine! Include examples of how you've successfully managed tasks or projects in the past. Whether it's handling budgets or coordinating events, let us know how you can bring value to our team.
Apply Through Our Website: Don’t forget to submit your application through our job portal! It’s the easiest way for us to receive your documents and ensures you’re considered for the position. Plus, it keeps everything organised on our end!
How to prepare for a job interview at Univie
✨Know Your Role Inside Out
Before the interview, make sure you thoroughly understand the responsibilities of an Organisationsassistent*in. Familiarise yourself with the specific tasks mentioned in the job description, such as managing travel arrangements and supporting research management. This will help you demonstrate your knowledge and enthusiasm for the role.
✨Show Off Your Organisational Skills
Since this position requires high organisational ability, prepare examples from your past experiences where you've successfully managed multiple tasks or projects. Be ready to discuss how you prioritised your workload and maintained attention to detail, as these are crucial skills for the job.
✨Brush Up on Your Language Skills
Given the requirement for very good German and solid English skills, practice speaking and writing in both languages before the interview. You might be asked to demonstrate your language proficiency, so consider preparing a brief introduction about yourself in both languages to showcase your abilities.
✨Prepare Questions for Them
Interviews are a two-way street, so think of insightful questions to ask about the team dynamics, the university's culture, or the specific projects you might be involved in. This shows your genuine interest in the position and helps you assess if it's the right fit for you.
