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For Companies At a Glance
- Tasks: Provide administrative support and ensure smooth team operations.
- Company: Dynamic organisation with a focus on teamwork and collaboration.
- Benefits: Attractive salary, hybrid work model, and comprehensive benefits package.
- Other info: Flexible working environment with opportunities for personal growth.
- Why this job: Join a vibrant team and enhance your organisational skills while making an impact.
- Qualifications: Administrative experience and proficiency in IT tools like Microsoft Office.
The predicted salary is between 30000 - 40000 ÂŁ per year.
Der*die Team Assistant bietet umfassende administrative und operative Unterstützung, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf innerhalb des Teams sicherzustellen. In dieser Funktion agieren Sie als zentrale Anlaufstelle sowie als Schnittstelle zwischen der Organisationseinheit und internen wie externen Stakeholdern. Sie tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu strukturieren, den Informationsfluss zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern – stets unter Einhaltung der geltenden Unternehmensrichtlinien und -prozesse.
Responsibilities
- Bearbeitung und Koordination eingehender E-Mails und Anrufe zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse, eines effektiven Informationsflusses und der Einhaltung interner Vorgaben
- Verwaltung von Kalendern, Terminplanung sowie Organisation und Koordination von Meetings
- Organisation von Meetings, Workshops, Offsites sowie Besuchen externer Kolleginnen und Partnerinnen; Abstimmung der Vorbereitung mit verschiedenen Funktionen, Sicherstellung der Teilnahme relevanter Personen und Bereitstellung aller notwendigen Informationen (Datum, Uhrzeit, Ort etc.); Organisation von Catering und begleitenden Aktivitäten
- Buchung und Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Unterkünfte, Reisepläne), um sichere, kostenoptimierte und gut strukturierte Reisen zu gewährleisten; Unterstützung bei der Beantragung von Visa
- UnterstĂĽtzung bei der BudgetĂĽberwachung, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie Verwaltung von Bestellungen (Purchase Orders), inklusive PrĂĽfung von Ausgaben, Identifikation von Abweichungen und Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien
- Pflege und Aktualisierung von Abteilungsunterlagen, Dateien und Dokumentationen
- Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen; Sicherstellung der fristgerechten Prüfung und Unterzeichnung durch Führungskräfte, Rückführung unterzeichneter Dokumente an die zuständigen Abteilungen sowie revisionssichere Archivierung gemäß Compliance-Vorgaben
- UnterstĂĽtzung der Joiner-/Mover-/Leaver-Prozesse, z. B. Beantragung von Zugriffsrechten, Bestellung von IT-Hardware und BĂĽromaterialien
- Mitarbeit an Sonderprojekten und Initiativen nach Bedarf und Vorgabe durch die FĂĽhrungskraft oder Teammitglieder
Qualifications
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, weiterführende Qualifikation oder eine gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
- Relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder teamunterstĂĽtzenden Funktion
- Fremdsprachenzertifikate oder relevante berufliche Zusatzqualifikationen sind von Vorteil
- Sicherer Umgang mit IT-Tools wie Microsoft Office sowie idealerweise SAP
- Fähigkeit zur Unterstützung von Projektkoordination durch Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Fortschritten
- Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil in einem internationalen Umfeld
- Teamorientierte, serviceorientierte Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Prioritäten
Benefits
- Attraktives Einstiegsgehalt, ergänzt durch ein umfassendes Paket aus finanziellen, lebensstilbezogenen und gesundheitlichen Zusatzleistungen sowie die Flexibilität eines hybriden Arbeitsmodells
- Bonusmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge ohne Eigenbeitrag (10 % Arbeitgeberanteil)
- 25 Urlaubstage plus gesetzliche Feiertage und zusätzliche Tage für ehrenamtliches Engagement
- Möglichkeit zum Kauf oder Verkauf von Urlaubstagen
- Lebensversicherung
- Kranken- und Zahnzusatzversicherung (inkl. Familienversicherung)
- Vielfältige zusätzliche, individuell wählbare Leistungen
Team Assistant (m/f/d) employer: SEFE Storage GmbH
Contact Detail:
SEFE Storage GmbH Recruiting Team
StudySmarter Expert Advice 🤫
We think this is how you could land Team Assistant (m/f/d)
✨Tip Number 1
Network like a pro! Reach out to your connections and let them know you're on the hunt for a Team Assistant role. You never know who might have the inside scoop on job openings or can put in a good word for you.
✨Tip Number 2
Prepare for interviews by researching the company and its culture. Make sure you can articulate how your skills align with their needs, especially in areas like calendar management and communication. We want to see you shine!
✨Tip Number 3
Practice makes perfect! Do mock interviews with friends or family to get comfortable answering common questions. Focus on showcasing your organisational skills and ability to handle multiple tasks – that's what being a Team Assistant is all about!
✨Tip Number 4
Don't forget to apply through our website! It’s the best way to ensure your application gets noticed. Plus, we love seeing candidates who take that extra step to connect directly with us.
We think you need these skills to ace Team Assistant (m/f/d)
Some tips for your application 🫡
Be Yourself: When you're writing your application, let your personality shine through! We want to get to know the real you, so don’t be afraid to show your enthusiasm for the role and what makes you unique.
Tailor Your Application: Make sure to customise your application to fit the Team Assistant role. Highlight your relevant experience and skills that match the job description. This shows us that you’ve done your homework and are genuinely interested in joining our team.
Keep It Clear and Concise: We appreciate a well-structured application. Use clear language and keep your sentences concise. This helps us quickly understand your qualifications and how you can contribute to our team.
Apply Through Our Website: Don’t forget to submit your application through our website! It’s the best way for us to receive your details and ensures you’re considered for the role. Plus, it’s super easy!
How to prepare for a job interview at SEFE Storage GmbH
✨Know the Role Inside Out
Before your interview, make sure you thoroughly understand the responsibilities of a Team Assistant. Familiarise yourself with tasks like managing calendars, coordinating meetings, and handling travel arrangements. This will help you demonstrate your knowledge and show that you're genuinely interested in the position.
✨Showcase Your Organisational Skills
As a Team Assistant, organisation is key. Prepare examples from your past experiences where you've successfully managed multiple tasks or projects. Be ready to discuss how you prioritise tasks and ensure smooth workflows, as this will highlight your suitability for the role.
✨Brush Up on IT Tools
Since the job requires proficiency in tools like Microsoft Office and possibly SAP, make sure you're comfortable using these applications. If you have any certifications or relevant experience, mention them during the interview to reinforce your technical skills.
✨Prepare Questions for Them
Interviews are a two-way street! Prepare thoughtful questions about the team dynamics, company culture, or specific projects you might be involved in. This not only shows your enthusiasm but also helps you gauge if the company is the right fit for you.