Gestionnaire d\'annuités (en Back Office) in Killamarsh

Collaboration principale directe avec une équipe de 4/5 personnes (Gestionnaires d’annuités + Team leader) sur le site Novagraaf International situé en Suisse. Collaboration directe possible avec l’équipe annuités de Novagraaf France (4 personnes). Collaboration indirecte possible avec les Ingénieurs et paralegals brevets + services supports de Novagraaf International situé en Suisse (exemple : le service comptable, le service IT…)

L'équipe Brevets de Novagraaf est présente en France, en Suisse, au Royaume-Uni et au Japon. Elle couvre des domaines techniques très variés notamment la chimie et les sciences de la vie, les technologies de l’information, des communications et l’intelligence artificielle, ainsi que la mécanique, la physique et le traitement des matériaux. L’équipe Brevets intervient sur tous les sujets relatifs à la création, la gestion et l’exploitation des brevets. L’équipe de Novagraaf International (Brevets) représente environ une vingtaine de personnes.

Mission principale du service : surveillance et gestion du paiement d’annuités. Pour maintenir un brevet en vigueur, son titulaire doit acquitter une taxe annuelle appelée "annuité". Le brevet peut être maintenu en vigueur pendant une durée maximale de 20 ans (généralement). Passé cette période ou lorsque les annuités ne sont plus payées, le brevet tombe dans le domaine public, c’est‑à‑dire que l'invention qu'il protégeait ne bénéficie plus de protection et que toute personne peut l’exploiter librement.

Mission principale du poste : seconder le service annuités dans sa mission (Back Office). Possibilité d’évoluer vers un poste de Gestionnaire d’annuités (en Front Office).

Activité Du Service :

• Volume duit en gestion : environ 90 000 cas actifs dont 60 000 annuités en paiement.
• Gestion d’un important portefeuille d’annuités pour différents types de clients : particuliers, établissements publics, établissements privés pour lesquels Novagraaf est en charge de la procédure (c’est‑à‑dire du dépôt des brevets auprès des Offices).
• Gestion de portefeuilles clients uniquement annuités : surveillance des délais, surveillance des informations/mises à jour des données transmises par différentes sources (cabinets et/ou clients), enregistrement de ces données et des délais correspondants sur le logiciel dédié.
• Gestion du courrier entrant sur différentes adresses courriels : une adresse générale de service et plusieurs adresses courriels spécifiques dédiées à des clients particuliers.
• Envoi des Avis / Rappels d’échéances d’annuités.
• Gestion et surveillance des instructions clients sur un logiciel dédié à la gestion des annuités.
• Edition et transmission des factures aux clients selon leurs spécificités.
• Surveillance et traitement des notifications reçues de notre partenaire de paiement.
• Fournir aux clients, sur demande ou selon les accords mis en place, divers documents : états de portefeuille, états budgétaires, état de facturation.

Implication dans la démarche qualité du groupe :

• Aide à la création, application et mise à jour de procédures / modes opératoires internes et procédures clients.
• Savoir construire des relations solides et positives avec les clients clés à différents niveaux.
• S'assurer que les demandes des clients clés sont résolues rapidement et traitées de manière professionnelle.
• Identifier les besoins en formation/connaissances des clients et des collègues.
• Préparer et assurer la formation des clients et des collègues si nécessaire.
• Assurer le suivi des clients et maintenir un contact régulier.
• Implication dans l’évolution de l’organisation et des outils Annuités au niveau du groupe.

Profil Du Poste :

• Hard skills : Expérience professionnelle : une expérience de gestion administrative dans une structure internationale est recommandée. Formations : Niveau Bac / Bac+2. Maîtrise des outils bureautiques fortement recommandée : Word, Excel, Outlook. Niveau de langue : Français écrit maîtrisé / Oral, Anglais écrit intermédiaire / Oral.
• Soft Skills : La communication : savoir écouter, se faire comprendre aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. L’esprit critique : savoir remettre en question, s'adapter, mener une réflexion logique. L’attitude constructive : savoir coopérer, adopter une attitude positive, rester courtois. L’éthique professionnelle : être organisé, faire preuve de ponctualité. Le travail d’équipe : savoir collaborer.