Internal Applicants Only - Administrative Assistant

Mae'r swydd hon ar agor i weithwyr Prifysgol Caerdydd yn unig ar hyn o bryd. Peidiwch ymgeisio os nad oes ganddoch gytundeb cyflogaeth ddilys gyda’r brifysgol.

Mae swydd gyffrous ar gael i Gynorthwyydd Gweinyddol ymuno ag Is-adran Meddygaeth Seicolegol a Niwrowyddorau Clinigol Prifysgol Caerdydd, wedi'i lleoli yn Adeilad blaenllaw Hadyn Ellis ym Mhrifysgol Caerdydd. Rydym ni'n chwilio am Weinyddwr trefnus a rhagweithiol i gefnogi'r gwaith o gyflawni prosiect Nodau Iechyd Meddwl OMICS (MHG). Gan weithio'n agos gyda'r Rheolwr Prosiect a'r Swyddog Prosiect, byddwch yn chwarae rôl allweddol wrth gydlynu gweithgareddau'r prosiect, cefnogi prosesau recriwtio, a sicrhau y caiff y prosiect ei weinyddu'n llyfn o ddydd i ddydd. Mae hwn yn gyfle gwych i rywun sydd â sgiliau trefnu a chyfathrebu cryf sy'n mwynhau gweithio'n rhan o dîm ymchwil cydweithredol.

Mae rhaglen Nodau Iechyd Meddwl (MHG) Omics yn fenter bwysig ledled y DU, a ariennir gan Lywodraeth y DU. Ei nod yw chwyldroi ein dealltwriaeth a'n ffordd o drin salwch meddwl difrifol. Gan ehangu ar ddatblygiadau sylweddol ym maes genomeg, proteomeg, metabolomeg ac iechyd digidol, bydd y prosiect yn sefydlu carfan aml-omig fwyaf y byd o bobl ag anhwylderau seicosis a hwyliau, gan ei chysylltu â data iechyd clinigol a byd go iawn helaeth. Bydd y seilwaith cenedlaethol newydd hwn, a ddatblygwyd mewn cydweithrediad ag unigolion sydd â phrofiad byw, y GIG, y byd academaidd a diwydiant, yn cyflymu'r gwaith o ddarganfod mecanweithiau biolegol, canfod biofarcwyr i greu triniaethau wedi'u personoli a gwneud y DU yn lle deniadol yn fyd-eang i arloesi ym maes iechyd meddwl.

Yn y rôl hon, byddwch yn:

• darparu cymorth gweinyddol o ansawdd uchel i dîm y prosiect i gynorthwyo i gyflawni'r prosiect ymchwil yn effeithiol.
• cydlynu cyfarfodydd a digwyddiadau prosiect, gan gynnwys amserlennu, paratoi dogfennau, cymryd cofnodion, a threfnu teithio a llety lle bo angen.
• cefnogi recriwtio cyfranogwyr drwy baratoi pecynnau recriwtio, cysylltu â safleoedd recriwtio allanol, a chadw cofnodion recriwtio a dogfennau prosiect cywir.
• darparu cymorth gweinyddol ariannol i dîm y prosiect, gan gynnwys codi archebion prynu, derbyn anfonebau, a phrosesu hawliadau treuliau yn unol â gweithdrefnau sefydliadol.

Hoffem glywed gennych os ydych chi:

• yn meddu ar brofiad o weithio mewn amgylchedd gweinyddol neu swyddfa ac yn hyderus yn rheoli ystod o dasgau gweinyddol.
• yn drefnus iawn ac yn gallu cynllunio a blaenoriaethu eich llwyth gwaith i gwrdd â therfynau amser.
• yn meddu ar sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol ac yn gallu meithrin perthnasoedd gwaith cadarnhaol gydag ystod o randdeiliaid.
• yn hyderus wrth ddefnyddio pecynnau TG swyddfa safonol (fel Microsoft Office) a chynnal cofnodion a systemau gweinyddol cywir.

Swydd yn Adeilad Hadyn Ellis ar gampws Parc Cathays yw hon. Mae’r swydd yn gymwys i’w chynnig ar sail gweithio cyfunol. Mae hynny’n golygu, yn ogystal â gweithio ar y campws, y cewch weithio o leoliad arall (e.e. eich cartref) rywfaint o’r amser. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnig yr hyblygrwydd hwn pan fo’r swydd ac anghenion y busnes yn caniatáu hynny er mwyn cefnogi cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd personol.

Mae Prifysgol Caerdydd yn cynnig pecyn buddion gwych, sy’n cynnwys 40 diwrnod o wyliau blynyddol (gan gynnwys gwyliau banc), cynllun pensiwn lleol, cynllun beicio i'r gwaith a mentrau teithio eraill, cynyddrannau blynyddol ar hyd y raddfa gyflog, a mwy. Dyma le cyffrous a bywiog i weithio, gyda nifer o heriau gwahanol. Rydym hefyd yn falch o gefnogi’r Cyflog Byw.

Sut y byddwn yn eich helpu i gyflawni’r rôl hon – Mae’n rhaid i chi fodloni rhai gofynion cyn gallu dechrau’r swydd (gweler ‘Meini Prawf Hanfodol’), ond bydd modd datblygu’r elfennau eraill drwy gael hyfforddiant neu brofiad cyffredinol yn y swydd. Ar ôl i chi ddechrau yn y swydd, rydym ni am eich cefnogi chi a’ch datblygu gan ddefnyddio cyfuniad o’r canlynol i wireddu eich llawn botensial:

• Cyfarfodydd un-i-un rheolaidd ag arweinydd eich tîm.
• Tîm profiadol a chefnogol o'ch cwmpas.
• Cymorth i hyfforddi a datblygu mewn ffordd sy’n berthnasol i'r swydd, fel y nodir gan eich Rheolwr Llinell.
• Cynllun mentora staff.
• Cymorth i ddysgu Cymraeg neu loywi eich sgiliau iaith.

Os oes gennych chi ymholiadau anffurfiol, cysylltwch â Dr Sarah Knott ar KnottS@caerdydd.ac.uk

Swydd amser llawn, (35 awr yr wythnos) yw hon sydd ar gael o 1 Gorffennaf 2026 am gyfnod penodol tan 31 Awst 2029.

Cyflog: £25,249 hyd at £26,093 y flwyddyn (Gradd 3). Ym Mhrifysgol Caerdydd, mae unigolion fel arfer yn dechrau ar waelod y raddfa gyflog, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol.

Dyddiad Cau: Dydd Mawrth, 19 Mai 2026. Nid yw ceisiadau allanol yn cael eu hystyried ar gyfer y swydd hon ar hyn o bryd. Os penderfynir agor y swydd i ymgeiswyr allanol, bydd yr isbennawd ar y brig yn cael ei thynnu a rhoddir digon o amser i chi wneud cais - cadwch olwg ar y dudalen am fanylion.

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu gweithle cynhwysol. Rydym o’r farn bod modd gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o bobl o lawer o gefndiroedd gwahanol. Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran.

Er mwyn helpu ein cyflogeion i sicrhau cydbwysedd rhwng eu gwaith a’u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i weithio’n hyblyg neu rannu swydd.

Caniateir i geisiadau gael eu cyflwyno yn Gymraeg, ac ni fydd cais a gyflwynir yn y Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Diben y Swydd: Cynnig gwasanaeth gweinyddol i'r Ysgol/Cyfarwyddiaeth, fel rhan o brosiect Nodau Iechyd Meddwl (MHG) OMICS, gan ymgymryd ag ystod o dasgau cyffredinol a’u cwblhau i fodloni gofynion gweithredol a gwasanaeth cwsmeriaid. Cynnig cymorth ac arweiniad ar weithdrefnau gweinyddol a gweithrediadol gan sicrhau bod tîm MHG OMICS yn cael ei gefnogi a bod dyletswyddau allweddol yn cael eu cyflawni.

Dyletswyddau a Chyfrifoldebau:

Prif Ddyletswyddau:

• Ymdrin ag amrywiol ymholiadau gan gwsmeriaid mewnol (staff a myfyrwyr) a chwsmeriaid allanol (aelodau o’r cyhoedd) mewn modd proffesiynol, gan ddeall eu hanghenion ac addasu'r ymatebion safonol yn unol â hynny.
• Gweithio gyda phobl eraill i argymell ffyrdd o ddatblygu a gwella prosesau a gweithdrefnau presennol y Brifysgol.
• Meithrin perthynas waith dda ag enwau cyswllt allweddol i helpu i wella’r gwasanaeth.
• Cyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r adran.
• Casglu ac adolygu data er mwyn diweddaru systemau gweinyddol, megis cronfeydd data a thaenlenni, gan sicrhau bod yr wybodaeth yn gywir a thynnu sylw eich rheolwr llinell at dueddiadau a phatrymau sylfaenol.
• Cyfrannu mewn ffordd amlwg at lwyddiant y tîm a chefnogi'r gwaith o’i oruchwylio a'i reoli.

Dyletswyddau Penodol:

• Cydlynu cyfarfodydd prosiect trwy drefnu dyddiadau, paratoi a chylchredeg dogfennau, cymryd cofnodion neu nodiadau, a sicrhau bod camau gweithredu'n cael eu cofnodi a'u dilyn, yn ôl yr angen.
• Trefnu teithio a llety ar gyfer aelodau tîm y prosiect a chydweithwyr allanol, lle bo angen.
• Darparu cymorth gweinyddol ariannol i dîm y prosiect, gan gynnwys codi archebion prynu, derbyn anfonebau, a phrosesu hawliadau treuliau, yn unol â gweithdrefnau sefydliadol.
• Darparu cymorth gweinyddol cynhwysfawr i'r Rheolwr Prosiect a'r Swyddog Prosiect i sicrhau y cyflawnir y prosiect ymchwil yn effeithiol.
• Paratoi a dosbarthu pecynnau recriwtio ar gyfer safleoedd sy'n cymryd rhan, gan sicrhau bod yr holl ddogfennau'n gywir ac yn gyfredol.
• Cysylltu â safleoedd recriwtio a rhanddeiliaid eraill i gefnogi recriwtio cyfranogwyr, ymateb i ymholiadau, a chynnal cyfathrebu effeithiol.
• Cynorthwyo gyda chydlynu gweithgareddau'r prosiect, cynnal cofnodion, dogfennau, a systemau olrhain prosiectau yn gywir.

Dyletswyddau Cyffredinol:

• Dilyn holl bolisïau'r Brifysgol a datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffordd briodol.
• Cyflawni dyletswyddau eraill nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy’n cyd-fynd â gofynion y swydd.
• Arddel Gwerthoedd ac Ymddygiadau’r Gwasanaethau Proffesiynol neu’r hyn sy’n cyfateb iddynt yn lleol.

PWYSIG: Meini Prawf Tystiolaeth

Rydym yn chwilio am rywun sy'n gallu gweithio’n rhan o dîm ac a fydd yn cydweithio ag eraill er mwyn rhoi gwasanaeth gwych i’r staff a’r myfyrwyr. Nid oes rhaid i chi fod wedi gweithio i brifysgol o'r blaen; dyma gyfle i chi ddangos eich potensial a dechrau neu barhau â'ch gyrfa ym Mhrifysgol Caerdydd. Mae’n bosibl y bydd y swydd hon yn gyfle i chi ehangu eich profiad o weithio mewn rôl neu gyd-destun gweinyddol a dangos eich sgiliau trosglwyddadwy a'ch potensial i fod yn llwyddiannus yn y swydd. Dylech fod yn frwdfrydig am ddatblygu eich gwybodaeth a'ch sgiliau i fod yn aelod gwerthfawr o'r tîm. Caiff eich cais ei asesu yn unol â’r meini prawf hanfodol a dymunol ar gyfer y swydd. Ar ôl copïo’r adran hon a’i gludo i mewn i ddogfen newydd, rhowch enghreifftiau clir sy’n dangos sut rydych yn bodloni pob maen prawf, a hynny drwy ysgrifennu o dan bob un. Cewch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd (e.e. gwaith, cartref, addysg/cymwysterau neu fywyd cymunedol) cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar eu perthnasedd i'r swydd. Dyma'r meini prawf a gaiff eu defnyddio hefyd i asesu’r ymgeiswyr ar y rhestr fer mewn cyfweliad a/neu drwy ddulliau eraill (e.e. prawf sgiliau). Wrth gyflwyno'r ddogfen hon neu ei hatodi wrth broffil eich cais, cofiwch roi cyfeirnod y swydd wag yn nheitl y ddogfen. Yn achos y swydd hon, 21527BR yw’r cyfeirnod.

Os na fydd ymgeiswyr yn cyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig sy’n dangos eu bod yn bodloni pob un o’r meini prawf hanfodol, ni fyddwn yn ymdrin â’u cais ymhellach. Mae’r Ysgol Meddygaeth yn croesawu CVs i gyd-fynd â thystiolaeth bod meini prawf y swydd wedi’u bodloni.

Meini Prawf Hanfodol:

• Y gallu i gyflawni amrywiaeth o dasgau gweinyddol, gan gynnwys ysgrifennu'n glir ac yn gryno.
• Profiad o weithio mewn lleoliad gweinyddol neu swyddfa.
• Profiad o ddefnyddio pecynnau TG a ddefnyddir yn aml yn y swyddfa (e.e. Microsoft Office, rhaglenni ebost ac ati).
• Y gallu i sefydlu a chynnal systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol, gan gynnwys defnyddio systemau'r Brifysgol i gasglu a chofnodi data ar-lein ac ar ffurf copi caled (caiff hyfforddiant ei roi lle bo angen).
• Y gallu i gyfathrebu ag amrywiaeth eang o bobl mewn modd effeithiol a chwrtais gan gynnal safonau proffesiynol ac addasu eich iaith a’ch dull o gyfathrebu gan ddibynnu ar bwy rydych yn cyfathrebu â nhw.
• Y gallu i weithio’n dda gyda'ch tîm, gan wybod sut i roi cyngor, arweiniad ac adborth (i gydweithwyr ac aelodau o'r cyhoedd) fel y bo'n briodol.
• Y gallu i ymdrin â cheisiadau am wybodaeth neu wasanaeth, gan ddatrys problemau cwsmeriaid lle bo’n briodol neu uwchgyfeirio problemau lle bo angen.
• Y gallu i gynllunio a threfnu eich llwyth gwaith eich hun yn ôl yr amserlen y cytunwyd arni ac a bennwyd gan eich Rheolwr Llinell.
• Y gallu i gymryd y cam cyntaf i ddatrys problemau ac ymateb i ymholiadau, gan ddod o hyd i'r ateb gorau a'i gynnig.
• Parodrwydd i hyfforddi a datblygu ymhellach.

Meini Prawf Dymunol:

• Profiad o weithio ym maes addysg uwch.
• Profiad o weithio mewn rôl gweinyddu ymchwil.
• Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu’r parodrwydd i’w dysgu.