Internal Applicant Only - HR Administration Officer

Rydyn ni’n chwilio am Swyddog Gweinyddol i ymuno â Thîm Cynghori Adnoddau Dynol (AD) y Gwasanaethau Proffesiynol ar secondiad mewnol neu am gyfnod penodol gan lenwi secondiad deiliad y swydd barhaol tan 31 Gorffennaf 2026. Mae’r swydd hon yn cynnig profiad gwerthfawr o ystod eang o weithgareddau AD ac mae’n gyfle arbennig i ddatblygu eich profiad a’ch gyrfa ym maes AD gan gyfrannu at ddarpariaeth gwasanaeth AD o safon sy’n canolbwyntio ar y cwsmer.

Fel Swyddog Gweinyddol AD, byddwch chi’n cynnig cefnogaeth gynhwysfawr drwy fod yn bwynt cyswllt allweddol i reolwyr a staff yn holl adrannau’r Gwasanaethau Proffesiynol a neilltuir i chi. Byddwch yn gweithio’n agos gydag Ymgynghorwyr, Rheolwr a Phartner Busnes AD y tîm i sicrhau bod ymholiadau’n cael eu hateb a bod prosesau’n cael eu cyflawni’n gywir ac yn gyson, gan ganolbwyntio ar gwsmeriaid. Yn ogystal ag ymateb i ymholiadau dros y ffôn, dros e-bost a thrwy sgwrs, cefnogi gwaith achos AD, a chynnal ac adrodd ar ddata sy’n gysylltiedig â phobl, byddwch chi’n helpu i sicrhau y gall y tîm ehangach gefnogi cydweithwyr yn ystod y cyfnod arbennig o brysur o Drawsnewid y Gwasanaethau Proffesiynol. Bydd cyfle gennych hefyd i gyfrannu at wella ffyrdd o weithio a phrosesau yn y tîm a’r Adran Adnoddau Dynol ehangach.

Bydd yr ymgeisydd delfrydol eisoes yn gweithio mewn rôl weinyddol ac yn gallu sefydlu a gwella systemau a gweithdrefnau gweinyddol. Byddwch yn hyfedr wrth ddefnyddio Microsoft Office, pecynnau TG swyddfa cyffredin eraill, gan gynnwys Core HR yn ogystal â sgiliau cyfathrebu a threfnu cryf a sgiliau rhifedd da. Gweler manyleb lawn yr unigolyn isod.

Bydd y cyfle hwn yn cynnwys dysgu yn y swydd a dod i gysylltiad â gwaith achos a phrosesau AD, yn ogystal â’r potensial i gael cefnogaeth i ymgymryd â chymhwyster prentisiaeth AD, yn amodol ar gyfnod y rôl.

I gael sgwrs anffurfiol am y swydd, cysylltwch â Liz Laughton, Rheolwr AD, dros Teams neu drwy e-bostio laughtonl@caerdydd.ac.uk.

Swydd amser llawn yw hon (35 awr yr wythnos) ar sail tymor penodol neu secondiad mewnol tan 31 Gorffennaf 2026 ar hyn o bryd. Er hyn, bydd ymgeiswyr sy’n chwilio am swydd ran-amser yn cael eu hystyried.

Cyflog: £28,031 – £31,236 y flwyddyn (Gradd 4)

Disgwylir i’r broses ddethol ddigwydd ym mis Mai 2026.

Dyddiad hysbysebu: Dydd Llun, 11 Mai 2026

Dyddiad cau: Dydd Llun, 25 Mai 2026

Nid yw ceisiadau allanol yn cael eu hystyried ar gyfer y swydd hon.

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gynorthwyo a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu gweithle cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o gefndiroedd gwahanol sydd â’r uchelgais i greu Prifysgol sy’n ceisio cyflawni ei rhwymedigaeth gymdeithasol, ddiwylliannol ac economaidd i Gaerdydd, Cymru a’r byd. Er mwyn helpu ein gweithwyr gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a’u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i weithio’n hyblyg neu rannu’r swydd.

Caniateir i geisiadau gael eu cyflwyno yn Gymraeg, ac ni fydd cais a gyflwynir yn y Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.
Prif Ddyletswyddau

• Ymdrin ag amrywiaeth o ymholiadau gan randdeiliaid mewnol ac allanol mewn modd proffesiynol, gan ddeall eu gofynion ac addasu’r ymatebion safonol yn unol â hynny
• Cydweithio ag eraill i argymell ffyrdd o ddatblygu prosesau a gweithdrefnau sefydledig
• Sefydlu perthnasoedd gwaith ag enwau cyswllt allweddol er mwyn helpu i wella lefelau gwasanaethau, gan ddatblygu cysylltiadau cyfathrebu priodol ag Ysgolion/Cyfarwyddiaethau’r Brifysgol a chyrff allanol yn ôl yr angen
• Casglu a dadansoddi data i lywio penderfyniadau, gan bennu tueddiadau a phatrymau sylfaenol yn y data a llunio adroddiadau fel y bo’n briodol
• Trefnu, cefnogi a gwasanaethu cyfarfodydd a Phwyllgorau mewnol ac allanol yn ôl y gofyn. Sicrhau bod y papurau cywir yn cael eu dosbarthu, gan gynnwys agendâu, cofnodion a phapurau briffio, a monitro camau gweithredu
• Cyfrannu at lwyddiant y tîm, arwain pobl eraill drwy esiampl a chefnogi prosesau goruchwylio a rheoli’r tîm
• Cynorthwyo gyda phrosiectau ac adolygiadau drwy gynnal gwaith ymchwil cefndirol annibynnol i bynciau a materion, casglu a dadansoddi data i lywio penderfyniadau, cydlynu gwaith pobl eraill sy’n cefnogi prosiectau a sefydlu tueddiadau a phatrymau sylfaenol mewn data a chreu adroddiadau fel y bo’n briodol

Dyletswyddau Penodol

• Monitro mewnflychau, ymateb i ymholiadau gan reolwyr a staff a dyrannu ymholiadau mwy cymhleth i’r Ymgynghorwyr AD neu’r Rheolwr AD yn ôl yr angen.
• Cynnal ac adolygu adroddiadau arferol a phwrpasol i nodi ac amlygu anghysondebau i’r Gweinyddwr AD lleol perthnasol, ac achosion i’r Ymgynghorwyr AD a’r Rheolwr.
• Cynnal data a chofnodion sy’n ymwneud ag achosion a gweithgareddau eraill a gynhelir gan y tîm.
• Cefnogi’r Ymgynghorwyr AD a’r Rheolwr gyda gwaith achos, gan gynnwys sefydlu a chynnal ffeiliau achosion, paratoi ac anfon gohebiaeth arferol, a gweinyddu cyfarfodydd.
• Cydweithio ag eraill o fewn Tîm AD y Gwasanaethau Proffesiynol a’r Adran AD ehangach ar dasgau a phrosiectau yn ôl y gofyn.

Dyletswyddau Cyffredinol

• Datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffordd sy’n briodol ac a fydd yn gwella perfformiad.

• Sicrhau eich bod yn deall pwysigrwydd cyfrinachedd wrth gyflawni pob dyletswydd
• Cadw at bolisïau’r Brifysgol o ran Iechyd a Diogelwch a Chydraddoldeb ac Amrywiaeth
• Cyflawni dyletswyddau eraill o bryd i’w gilydd nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy’n cyd-fynd â gofynion y swydd

Gwybodaeth Ychwanegol
Mae gweithio cyfunol yn bosibl wrth wneud y swydd hon, sy’n golygu, yn ogystal â threulio amser yn gweithio ar Gampws, gallwch hefyd ddewis treulio peth amser yn gweithio o leoliad arall, e.e. eich cartref. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnig yr hyblygrwydd hwn pan fo’r swydd ac anghenion y busnes yn caniatáu hynny, er mwyn i chi allu sicrhau cydbwysedd rhwng eich gwaith a’ch bywyd personol. Bydd modd trafod y trefniadau hyn ar ôl penodi’r ymgeisydd llwyddiannus.

Meini Prawf Hanfodol

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad
1. Profiad o weithio mewn swydd weinyddol
2. Y gallu i ddefnyddio pecynnau TG a ddefnyddir yn aml mewn swyddfeydd (e.e. Microsoft Office), sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol a’u gwella fel sy’n briodol
3. Tystiolaeth o sgiliau rhifedd da
4. Gwybodaeth arbenigol am systemau a phrosesau gweinyddol Adnoddau Dynol

Gwasanaeth i Gwsmeriaid, Cyfathrebu a Gwaith Tîm
5. Y gallu i gyfathrebu gwybodaeth arbenigol a chymhleth yn effeithiol ac yn broffesiynol i ystod o gwsmeriaid sydd â lefelau amrywiol o ddealltwriaeth, ac ennyn cefnogaeth gan randdeiliaid allweddol a helpu i ddylanwadu ar eu penderfyniadau.
6. Y gallu i fod yn aelod effeithiol o dîm, gan roi cyngor a chyfarwyddyd i aelodau eraill y tîm pan fo angen
7. Gallu diamheuol i ymdrin â cheisiadau a uwchgyfeiriwyd am wybodaeth neu wasanaeth, gan ddatrys problemau cwsmeriaid lle bo’n briodol

Cynllunio, Dadansoddi a Datrys Problemau
8. Tystiolaeth o’r gallu i ddatrys problemau drwy ddefnyddio crebwyll a chreadigrwydd; canfod a chynnig atebion ymarferol a datrys problemau pan fydd ystod o opsiynau posibl ar gael
9. Tystiolaeth o’r gallu i ddadansoddi prosesau a gweithdrefnau, a chynghori ar welliannau
10. Tystiolaeth o’r gallu i weithio heb oruchwyliaeth, gan gadw at derfynau amser, cynllunio a phennu blaenoriaethau ar gyfer eich gwaith eich hun

Meini Prawf Dymunol

1. Cymwysterau Safon Uwch neu gyfatebol
2. Cymhwyster Lefel 3 CIPD
3. Profiad o ddefnyddio Core HR
4. Profiad o weithio ym myd Addysg Uwch
5. Rhuglder yn y Gymraeg, yn ysgrifenedig ac ar lafar