Coordinateur(rice) Production et Logistique (H/F)

Rejoignez les backstages de l'événementiel avec Novelty ! Forts de plus de 50 ans d'expertise dans les métiers de l'événementiel, nous sommes les artisans de plus de 10 000 prestations annuelles. Au coeur de nos métiers : la vidéo, la sonorisation, l'éclairage, la structure scénique et la distribution électrique sont au service de secteurs aussi variés que la Mode, le Luxe, le Live, l'Expo, le Corporate et la TV.

Novelty, ce sont 450 femmes et hommes, tous unis par une mission commune : être au service de l'événement pour le rendre inoubliable. Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordinateur(trice) Production et Logistique - Novelty UK et Benelux. Poste basé à Londres.

Missions principales :

• Identification et gestion des prestataires locaux pour la sous-traitance de matériel.
• Suivi complet des devis : demande, validation avec le/la directeur(rice) d'agence et les chef(fe)s de chantier, négociation et confirmation.
• Coordination des bons de commande, suivi des paiements et versement des acomptes si nécessaire.
• Organisation de la logistique chargement/déchargement pour le matériel.
• Prévoir les réservations nécessaires selon les besoins des prestations (générateurs, fréquences micros via OFCOM), en coordination avec la direction.
• Sourcing et réservation des techniciens freelances UK (audio, lumière, vidéo) en lien avec le chef de chantier.
• Suivi des tarifs, des indemnités journalières et de déplacements.
• Organisation des déplacements des techniciens venant de Paris.
• Réservation des parkings, navettes, autorisations GMR et gestion des taxes logistiques (Congestion Charge, ULEZ, LEZ).
• Assurer un briefing clair et un suivi régulier avec les chauffeurs tout au long du processus.
• Vérification de la conformité des véhicules (Euro 6, DVS...) et obtention des autorisations requises.
• Création systématique des bons de commande dans Evensoft UK.
• Création et mise à jour des fiches prestation dans Eventsoft Paris si matériel ou personnel venant de France.
• Suivi des factures clients, relances si besoin.
• Animation de la page LinkedIn. Coordination avec la direction et le service communication pour validation des contenus.
• Contribution à la valorisation des réalisations de l'agence à travers des contenus photos, vidéos, teasers.
• Participation ponctuelle à la communication du groupe via la CCFGB (article...).
• Suivi et gestion mensuelle des bons de commande dans Eventsoft pour les frais fixes de l'agence.
• Création des bons de commandes et traitements des factures.
• Reporting régulier (CA, suivi des paiements).
• Appui aux équipes comptables lors des clôtures mensuelles et des audits.
• Appui ponctuel aux projets US.

Formation et expérience :

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, logistique ou événementiel. Une expérience significative de 2 à 5 ans en coordination logistique et/ou événementielle est requise. Une bonne connaissance du secteur de l'audiovisuel appliqué à l'événementiel est indispensable.

Compétences clés et aptitudes professionnelles :

• Excellente maîtrise des outils de gestion (Eventsoft, Excel, etc.).
• Capacité à comprendre les bases de la comptabilité et de la gestion administrative.
• Bonne compréhension du secteur technique lié à l'événementiel.
• Capacité à organiser des logistiques complexes : transport, hébergement, matériel.
• Capacité à faire preuve de rigueur, d'autonomie et de réactivité.
• Excellente communication orale et écrite, en français comme en anglais.
• Capacité à assurer un service de qualité avec diplomatie, tout en gérant efficacement le stress.
• Esprit d'équipe, proactivité et polyvalence au quotidien.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Le poste est basé à Londres, avec une présence sur site requise en moyenne deux jours par semaine.

Rejoignez Novelty et démarrez une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous ! Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.