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For Companies At a Glance
- Tasks: Support HR administration, manage employee records, and assist with recruitment and onboarding.
- Company: Renowned German school in London with a vibrant international community.
- Benefits: Competitive salary, flexible working hours, and excellent pension contributions.
- Why this job: Join a dynamic team and make a real impact in an enriching educational environment.
- Qualifications: Bachelor's degree in relevant fields and at least 3 years of HR experience.
- Other info: Opportunity for part-time work with a minimum of 30 hours per week.
The predicted salary is between 30000 - 42000 £ per year.
Die Deutsche Schule London ist eine renommierte und mehrfach ausgezeichnete deutsche Auslandsschule mit fast 900 Schülern, vom bilingualen Kindergarten bis zum Abitur und International Baccalaureate (IB). In idyllischer Lage an der Themse bietet die DSL sowohl ein einzigartiges Umfeld für Lehrkräfte und Schüler als auch für Mitarbeiter im Team der Administration.
Die DSL hat eine einzigartige Gelegenheit für eine/n erfahrene/n HR Administrator im HR Department und der Administration unterstützend mitzuarbeiten. Die Aufgaben des HR Administrators sind vorrangig die Pflege von Personalakten sowie Mitarbeiterbetreuung und Recruiting von Praktikanten_innen aus Deutschland. Diese Rolle ist breit gefächert, arbeitet autonom und ist geeignet für HR Professionals, die eine Langzeitkarriere anstreben und mit höchster Diskretion arbeiten.
Responsibilities:- HR Administration und Erledigung von Verwaltungs-, Recruiting- und Onboardingaufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeiterdaten und Benutzen von dem HR-System (Cezanne)
- Aktualisieren von Daten und Mitarbeiter-Listen
- Einstellungsprozess der Praktikanten planen, koordinieren des Sponsorships und Begleiten in Interviews
- Durchführung und Unterstützung des Visum Prozesses mit Praktikanten
- Erforderliche Checks bei Neueinstellungen
- Verantwortlich für die Datenaufzeichnung im 'Single Central Register'
- Unterstützung aller Mitarbeiter bei Cezanne 'troubleshooting'
- Erstellen von Mitarbeiterbriefen, Bescheinigungen und Ausfüllen von Formularen (z.B. bei dem Recruiting von Praktikanten)
- Schulungen und Kurse der Mitarbeiter im HR-System verwalten
- DBS Checks durchführen
- Abgängerprozesse durchführen (Dokumentation in Cezanne; Kommunikation mit anderen Abteilungen)
- HR Manager bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Projekte unterstützen
- Sonstige anfallenden administrativen Tätigkeiten nach Bedarf erledigen
- HR Compliance für die Verwaltung von Daten, löschen und/oder speichern in digitaler Form und in Papierform
- HR files and data management für die Sudbrook School
- Bachelor und oder Master in relevanten Studiengängen (BWL, Criminology, Psychology etc.) oder gleichwertige Ausbildung im administrativen HR Bereich
- Diskretion mit Informationen bezüglich der Schule und deren Mitarbeitern/innen sowie Aufrechterhaltung des Datenschutzgesetzes
- Fließend Deutsch in Wort und Schrift
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im HR Bereich oder Verwaltungsteam
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
- Arbeitsrechtliche HR Grundkenntnisse
- Gutes Zeitmanagement
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 (Excel, Word, Sharepoint, Office Teams)
- Selbständiges Arbeiten und Eigeninitiative innerhalb der angegebenen Richtlinien oder Prozessen
- Gute zwischenmenschliche und mitarbeiterorientierte Fähigkeiten
- Kollegiale und kollaborative Zusammenarbeit im Team
- Erfahrung mit Schulabläufen wäre hilfreich
- Flexibles Arbeiten wenn Fristen anstehen
- Integrität und Fähigkeit unparteiisch zu bleiben
- Aufgeschlossenheit für neue Lernprozesse und Veränderungen, und positive Einstellung zur eigenen professionellen Entwicklung und Schulungen
- Gutes Gehalt je nach Erfahrung
- Abwechslungsreiche Tätigkeit
- Autonomes Arbeiten
- Hervorragende Rentenbeiträge
- Verbesserte Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
- Schöne Büroräume und ländliche Lage am Ufer der Themse
- Fahrrad-zur-Arbeit-Programm
Bewerbungsunterlagen müssen über die DSL Webseite hochgeladen werden. Die Stelle kann als Teilzeitstelle besprochen werden, mit mindestens 30h/Woche. Bewerbungsschluss: 30.11.2025. Interviews finden laufend statt. Die DSL behält sich das Recht vor, Kandidaten vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu ernennen.
HR Administrator (teilzeit möglich) in London employer: German School Association Ltd
Contact Detail:
German School Association Ltd Recruiting Team
StudySmarter Expert Advice 🤫
We think this is how you could land HR Administrator (teilzeit möglich) in London
✨Tip Number 1
Get to know the school! Research Deutsche Schule London and understand its values and culture. This will help you tailor your approach during interviews and show that you're genuinely interested in being part of their team.
✨Tip Number 2
Network like a pro! Connect with current or former employees on LinkedIn. They can provide insider tips about the application process and what it’s really like to work there, which can give you an edge.
✨Tip Number 3
Prepare for the interview by practising common HR scenarios. Think about how you would handle specific situations related to employee management and compliance. This will help you feel more confident and ready to impress.
✨Tip Number 4
Don’t forget to apply through our website! It’s the best way to ensure your application gets seen. Plus, it shows you’re serious about the opportunity and ready to take the next step in your career.
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Some tips for your application 🫡
Tailor Your CV: Make sure your CV is tailored to the HR Administrator role. Highlight your relevant experience, especially in HR administration and data management, as well as your language skills in German. We want to see how you fit into our unique environment!
Craft a Compelling Cover Letter: Your cover letter is your chance to shine! Use it to explain why you're passionate about working at Deutsche Schule London and how your skills align with the responsibilities listed. Let us know what makes you a great fit for our team.
Showcase Your Organisational Skills: Since this role requires strong organisational abilities, be sure to mention any relevant experiences where you've successfully managed multiple tasks or projects. We love candidates who can juggle responsibilities with ease!
Apply Through Our Website: Don't forget to submit your application through our official website! This ensures that your application gets to the right place and helps us keep everything organised. We can't wait to hear from you!
How to prepare for a job interview at German School Association Ltd
✨Know Your Stuff
Make sure you’re familiar with the HR processes and systems mentioned in the job description, especially Cezanne. Brush up on your knowledge of data management and compliance, as these are crucial for the role.
✨Showcase Your Experience
Prepare specific examples from your past roles that highlight your organisational skills and ability to handle sensitive information. Be ready to discuss how you've successfully managed recruitment processes or employee onboarding.
✨Be Ready for Scenario Questions
Expect questions that assess your problem-solving skills, especially related to HR challenges. Think about how you would handle a tricky situation, like a compliance issue or a difficult employee interaction.
✨Cultural Fit Matters
The Deutsche Schule values openness and teamwork, so be prepared to discuss how you embody these traits. Share experiences that demonstrate your ability to work collaboratively in an international environment.
