Administrator ds. nieruchomości i zgodności

Administrator ds. Nieruchomości i Zgodności

Salary: Do £30,000 w zależności od doświadczenia i umiejętności

Hours: Pełny etat, 37 godzin tygodniowo, od poniedziałku do piątku

Based at Ampleforth Abbey, Ampleforth YO62 4EN

O Ampleforth Abbey

Ampleforth Abbey jest siedzibą największej wspólnoty benedyktyńskiej w Wielkiej Brytanii, opartej na Regule św. Benedykta. Naszą misją jest poszukiwanie Boga poprzez modlitwę i służbę oraz zapraszanie innych do doświadczenia wiary w działaniu.

Położone w Howardian Hills niedaleko Yorku Opactwo znajduje się na obszarze o wybitnych walorach przyrodniczych i co roku przyjmuje tysiące odwiedzających w Ośrodku Rekolekcyjnym, Centrum dla Zwiedzających, Sklepie i Herbaciarni.

Ampleforth Abbey Trust, zarejestrowana organizacja charytatywna, współpracuje ze wspólnotą zakonną, wspierając tę misję. Zatrudniając około 60 pracowników świeckich, Trust realizuje pięcioletnią strategię „Choosing a Future Together”, aby zapewnić zrównoważoną, opartą na wierze przyszłość Opactwa i jego doliny.

Poszukujemy Administratora ds. Nieruchomości i Zgodności. Podlegając Kierownikowi ds. Usług Nieruchomościowych, będziesz zapewniać kompleksowe wsparcie administracyjne i operacyjne, ze szczególnym uwzględnieniem zgodności, administracji w zakresie Zdrowia, Bezpieczeństwa i Ochrony Środowiska (HSE), koordynacji wykonawców oraz dokumentacji usług nieruchomościowych. Rola obejmuje efektywne zarządzanie rejestrami, procesami zgodności ustawowej, raportowaniem oraz komunikacją działową w całym portfelu nieruchomości.

Do głównych obowiązków należeć będzie:

• Zapewnianie codziennego wsparcia administracyjnego Kierownikowi ds. Usług Nieruchomościowych.
• Zarządzanie kalendarzami, spotkaniami, terminami oraz korespondencją działową.
• Przygotowywanie raportów, prezentacji, protokołów ze spotkań oraz dokumentacji.
• Utrzymywanie dokładnych systemów archiwizacji, baz danych i rejestrów nieruchomości.
• Koordynacja zamówień, faktur oraz rozliczanie wydatków.
• Utrzymywanie rejestrów zgodności dotyczących przeglądów ustawowych i certyfikatów.
• Monitorowanie terminów ważności i zapewnianie terminowego planowania przeglądów oraz prac naprawczych.
• Wsparcie w administrowaniu politykami, procedurami i systemami raportowania HSE.
• Utrzymywanie rejestrów wypadków, incydentów i zdarzeń potencjalnie wypadkowych.
• Koordynacja rejestrów szkoleń HSE oraz śledzenie certyfikatów.
• Wsparcie w administrowaniu ocenami ryzyka i instrukcjami bezpieczeństwa pracy (RAMS).
• Pomoc w zapewnianiu, aby wykonawcy i dostawcy przed rozpoczęciem prac przedłożyli wymagane dokumenty HSE.
• Utrzymywanie kontaktów z wykonawcami, dostawcami, najemcami oraz działami wewnętrznymi.
• Planowanie wizyt konserwacyjnych, przeglądów i terminów serwisowych.
• Śledzenie realizacji prac konserwacyjnych reaktywnych i planowanych.
• Wsparcie w procesie wdrażania wykonawców oraz weryfikacji dokumentacji.
• Monitorowanie umów o poziomie usług (SLA) i eskalacja zaległych spraw w razie potrzeby.
• Wsparcie w analizie danych dotyczących jakości usług oraz identyfikacji trendów.
• Wsparcie w śledzeniu budżetu i uzgadnianiu faktur, w stosownych przypadkach.

Poszukujemy osoby, która posiada:

• Świadectwo ukończenia szkoły średniej (lub równoważne) z przedmiotów w tym język angielski i matematyka.

• Wymagany własny środek transportu – lokalizacja Ampleforth
• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym.
• Wysoce rozwinięte umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel, Word i Outlook.
• Doświadczenie w prowadzeniu poufnych i dokładnych rejestrów.
• Umiejętność ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów.

Wymagania dodatkowe

• Szkolenie/certyfikat z zakresu HSE lub zgodności będzie dodatkowym atutem.
• Kwalifikacja z zakresu administracji biznesowej mile widziana.
• Doświadczenie w obszarze nieruchomości, zarządzania obiektami, mieszkalnictwa lub utrzymania ruchu.
• Znajomość procesów zgodności i HSE.
• Zrozumienie brytyjskiego prawa w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa oraz wymagań dotyczących zgodności nieruchomości.

Oferujemy

• Do 8% składki emerytalnej finansowanej przez pracodawcę
• Ubezpieczenie na życie
• Bezpłatny lunch w godzinach pracy
• Bezpłatny parking na terenie obiektu
• 20% zniżki w Herbaciarni i Sklepie Opactwa
• Przerwa świąteczna w okresie Bożego Narodzenia
• Możliwość wypożyczenia karnetów Historic Houses oraz Yorkshire Great Houses, Castles and Gardens
• Program pomocy dla pracowników
• Platforma rabatów detalicznych
• 50% zniżki na siłownię, basen i inne zajęcia w St Albans Centre

Ampleforth Abbey Trust zobowiązuje się do przestrzegania najwyższych standardów w zakresie ochrony. Wszystkie nominacje podlegają sprawdzeniu DBS oraz uzyskaniu pozytywnych referencji.

Jeśli lubisz pracować w przyjaznej, spokojnej atmosferze, poznawać nowych ludzi i być częścią pracowitego zespołu, Ampleforth Abbey będzie idealnym miejscem dla Ciebie!