At a Glance
- Tasks: Support the head of service in administrative coordination and enhance user experience.
- Company: Join a dedicated team at the Maison Départementale des Solidarités in Meaux.
- Benefits: Flexible hours, meal vouchers, generous leave, and health insurance contributions.
- Other info: Opportunities for training and career advancement in a diverse workplace.
- Why this job: Make a difference in public health and family support while developing your skills.
- Qualifications: Experience in administrative support, ideally in a social or public sector environment.
The predicted salary is between 30000 - 40000 € per year.
Qui sommes-nous ? La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS) traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités. Au sein de la Maison Départementale des Solidarités (MDS) de Meaux, le service Protection Maternelle et Infantile (PMI) et Santé Sexuelle œuvre en faveur de la prévention, de l’accompagnement des familles, de la santé des enfants et de la promotion de la santé sexuelle.
Vos missions
- Vous occupez une fonction centrale d’assistanat du chef de service et de coordination administrative. À ce titre, vous contribuez activement au bon fonctionnement du service, à la qualité de l’organisation interne et à l’amélioration continue de l’accueil des usagers et des partenaires.
Vos activités
- Accueil et rôle d’interface: Assurer l’accueil physique et téléphonique du service PMI et Santé Sexuelle. Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages et courriels. Évaluer les demandes des usagers (familles, partenaires, professionnels), les informer, les orienter ou les conseiller de manière adaptée. Gérer des situations d’accueil pouvant être sensibles ou complexes.
- Assistance directe au Chef de Service: Gérer et suivre l’agenda du Chef de Service, en tenant compte des priorités et des contraintes institutionnelles. Organiser et préparer les réunions, instances et rendez‑vous (logistique, convocations, documents, comptes‑rendus). Constituer les dossiers nécessaires au pilotage de l’activité du service. Représenter ponctuellement le chef de service lors de réunions d’information.
- Production administrative et suivi d’activité: Rédiger des comptes‑rendus, élaborer des supports de présentation et documents professionnels. Concevoir, renseigner et suivre des tableaux de bord, outils de suivi et de gestion de l’activité. Assurer la gestion de la messagerie électronique, du courrier, des parapheurs et de l’archivage des documents.
- Coordination administrative du service: Coordonner le secrétariat du service PMI et Santé Sexuelle. Accompagner les stagiaires et agents saisonniers et préparer l’arrivée des nouveaux agents (habilitations, équipements, outils informatiques). Diffuser les informations utiles à l’ensemble des professionnels du service.
- Appui logistique et organisationnel: Gérer les plannings (instances, congés, absences, astreintes). Suivre les frais de déplacement, gérer les stocks, commandes et fournitures. Assurer le suivi des courriers signalés. Accompagner les agents dans l’utilisation des outils informatiques et téléphoniques (Outlook, logiciels métiers, téléphonie, copieurs, imprimantes, etc.).
- Travail transversal et continuité de service: Participer au plateau technique administratif et à l’accueil de la MDS à tour de rôle. Participer aux réunions des secrétaires. Apporter un renfort ponctuel aux autres secrétariats de la MDS lorsque nécessaire.
- Missions complémentaires: Assurer le secrétariat des infirmières scolaires rattachées au service PMI. En l’absence du binôme, soutien au secrétariat des assistants maternels. Soutien au secrétariat PMI / planification.
Votre profil
- Formation et/ou expérience confirmée en assistanat de direction ou de chef de service, idéalement en environnement médico‑social ou public.
- Bonne connaissance de la comptabilité publique et maîtrise avancée des outils bureautiques et logiciels métiers.
- Excellentes capacités rédactionnelles, sens aigu de l’organisation et de la priorisation.
- Discrétion professionnelle, sens du service public, aptitude à gérer des situations humaines complexes.
- Polyvalence, réactivité, esprit d’équipe et capacité de prise de recul.
Les + qui font la différence
- Horaires variables
- Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39 h hebdomadaires)
- Participation de l’employeur à votre cotisation de mutuelle santé
- Régime de prévoyance obligatoire
- Prestations sociales et Comité d’œuvres sociales (COS77)
Nos atouts pour réussir ensemble
- Offres de formations
- Accompagnement aux concours
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.
Assistante du chef de service PMI et Santé Sexuelle - MDS de Meaux F/H employer: Département de Seine et Marne
La Maison Départementale des Solidarités (MDS) de Meaux est un employeur exceptionnel, offrant un environnement de travail dynamique et solidaire où chaque membre de l'équipe contribue à la santé et au bien-être des familles. Avec des horaires flexibles, des formations continues et un engagement envers la diversité, nous favorisons le développement professionnel tout en garantissant un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Rejoindre notre équipe, c'est participer activement à une mission significative au sein d'une communauté engagée.
Contact Detail:
Département de Seine et Marne Recruiting Team
StudySmarter Expert Advice🤫
We think this is how you could land Assistante du chef de service PMI et Santé Sexuelle - MDS de Meaux F/H
✨Tip Number 1
Get to know the organisation! Research the MDS de Meaux and its values. This will help you tailor your approach during interviews and show that you're genuinely interested in their mission.
✨Tip Number 2
Network like a pro! Connect with current or former employees on LinkedIn. They can provide insider tips and might even refer you, which can give you a leg up in the hiring process.
✨Tip Number 3
Practice makes perfect! Prepare for common interview questions related to administrative roles and the specific challenges of working in a public health environment. Mock interviews with friends can really boost your confidence.
✨Tip Number 4
Don’t forget to follow up! After your interview, send a thank-you email expressing your appreciation for the opportunity. It’s a simple gesture that can leave a lasting impression on the hiring team.
We think you need these skills to ace Assistante du chef de service PMI et Santé Sexuelle - MDS de Meaux F/H
Some tips for your application 🫡
Be Yourself:When writing your application, let your personality shine through! We want to see the real you, so don’t be afraid to show your passion for the role and how your experiences align with our mission.
Tailor Your Application:Make sure to customise your application for this specific role. Highlight your relevant experience in administrative support and any knowledge of the healthcare or social services sector that makes you a great fit for us.
Showcase Your Skills:We’re looking for excellent organisational and communication skills, so be sure to provide examples of how you’ve used these in past roles. Whether it’s managing schedules or handling sensitive situations, we want to hear about it!
Apply Through Our Website:Don’t forget to submit your application through our website! It’s the best way for us to receive your details and ensures you’re considered for the role. Plus, it’s super easy to do!
How to prepare for a job interview at Département de Seine et Marne
✨Know Your Role Inside Out
Before the interview, make sure you thoroughly understand the job description and the responsibilities of the role. Familiarise yourself with the key tasks like managing the agenda, coordinating administrative tasks, and supporting the team. This will help you demonstrate your knowledge and show that you're genuinely interested in the position.
✨Showcase Your Soft Skills
Given the nature of the role, it's crucial to highlight your soft skills during the interview. Be prepared to discuss how you've handled sensitive situations or complex requests in the past. Use specific examples to illustrate your discretion, empathy, and ability to work as part of a team.
✨Prepare for Scenario Questions
Expect questions that assess your problem-solving abilities and how you would handle real-life scenarios related to the role. Think about potential challenges you might face in the position and prepare thoughtful responses. This will show your proactive approach and readiness to tackle the demands of the job.
✨Ask Insightful Questions
At the end of the interview, take the opportunity to ask questions that reflect your interest in the organisation and its mission. Inquire about the team dynamics, ongoing projects, or how the department measures success. This not only shows your enthusiasm but also helps you gauge if the role is the right fit for you.
