Administrator – School Operations Team

Gweinyddwr

Tîm Gweithrediadau’r Ysgol

Mae’r Ysgol Ieithoedd Modern yn ceisio penodi Gweinyddwr Gweithrediadau\’r Ysgol amser llawn i ddarparu cymorth proffesiynol cynhwysfawr a gwasanaeth o ansawdd uchel i\’r Ysgol ar draws ystod o weithgareddau.

Byddwch yn gweithio fel aelod o Dîm Gweithrediadau\’r Ysgol, gan weithio\’n agos gyda Rheolwr yr Ysgol a Rheolwr Gweithrediadau\’r Ysgol i sicrhau bod gweithgareddau a swyddogaethau\’r ysgol yn cael eu cynnal yn ddidrafferth. Bydd hyn yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol): digwyddiadau cyhoeddus; cyfathrebu mewnol yr ysgol; elfennau o Iechyd, Diogelwch a Lles; elfennau o Reoli Cyfleusterau, a phrosiectau arbennig.

Bydd yr ymgeisydd delfrydol yn mwynhau gweithio ar draws ystod amrywiol o swyddogaethau, gyda phrofiad sylweddol o weithio mewn rôl weinyddol.

Swydd amser llawn (35 awr yr wythnos) yw hon am gyfnod penodol tan 31 Gorffennaf 2026, a bydd modd dechrau ar unwaith.

Cyflog: £28,031 – £31,236 y flwyddyn (Gradd 4).

Mae\’r swydd wedi\’i lleoli yn adeilad yr Ysgol ar Blas y Parc, Caerdydd.

Ar hyn o bryd, mae trefniadau ‘gweithio cyfunol’ ar waith i’r rhan fwyaf o swyddi ym Mhrifysgol Caerdydd. Mae hyn yn golygu bod gan y staff yr hyblygrwydd i weithio’n rhannol o gartref ac yn rhannol o gampws y Brifysgol, gan ddibynnu ar ofynion penodol y busnes. Bydd modd trafod y trefniadau hyn ar ôl penodi\’r ymgeisydd llwyddiannus.

Mae Prifysgol Caerdydd yn cynnig llawer o fuddion rhagorol, gan gynnwys 37 diwrnod o wyliau blynyddol (ynghyd â gwyliau cyhoeddus), pro rata i staff rhan-amser, cynllun pensiwn lleol, cynllun beicio i\’r gwaith a chynlluniau teithio eraill, cynyddrannau blynyddol i fyny\’r raddfa gyflog, a rhagor. Dyma le cyffrous a bywiog i weithio. Ceir llawer o heriau gwahanol yn y Brifysgol ac mae\’n gefnogwr balch o’r Cyflog Byw.

Dyddiad cau: 7 Medi 2025

Hysbysebwyd y swydd hon i weithwyr Prifysgol Caerdydd yn unig yn flaenorol. Rydym nawr yn gwahodd ceisiadau allanol.

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gynorthwyo a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a sicrhau amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o gefndiroedd gwahanol sydd â’r uchelgais i greu Prifysgol sy’n ceisio cyflawni ei rhwymedigaeth gymdeithasol, ddiwylliannol ac economaidd i Gaerdydd, Cymru a’r byd. Er mwyn helpu ein cyflogeion i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a\’u bywyd personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu’r swydd neu weithio\’n hyblyg.

Mae modd cyflwyno ceisiadau yn Gymraeg, ac ni chaiff cais a gyflwynir yn Gymraeg ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Prif Ddyletswyddau

• Rhoi cymorth gweithredol a gweinyddol, gan gynnwys cyngor ac arweiniad manwl ar brosesau a gweithdrefnau, i’r staff, y myfyrwyr neu aelodau’r cyhoedd mewn perthynas ag amrywiaeth o weithgareddau’r Ysgol, fel y nodir yn Niben y Swydd uchod. Wrth ymgymryd â dyletswyddau’r swydd, defnyddio barn a chreadigrwydd i ddatrys unrhyw broblemau a allai godi, gan awgrymu\’r camau gweithredu mwyaf priodol.
• Gweithio gydag eraill i argymell ffyrdd gwell o weithio a chyfrannu at ddatrys materion mwy cymhleth.
• Bod yn brif gyswllt ar gyfer staff academaidd o ran trefnu digwyddiadau a gweithrediadau, ac yn bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau yn ymwneud â digwyddiadau allanol. Bydd hyn yn cynnwys rhoi cyngor ac arweiniad ar gynllunio a chyflwyno ystod eang o ddigwyddiadau (wyneb yn wyneb a rhithwir), megis darlithoedd cyhoeddus, digwyddiadau diwylliannol, ymweliadau VIP a chynadleddau mwy. Rheoli / cynnal digwyddiadau ar-lein ar Zoom a Teams a chynnig cymorth i ddigwyddiadau hybrid. Golygu digwyddiadau wedi\’u recordio gan ddefnyddio LearnPlus i’w rhoi ar sianel YouTube yr Ysgol.
• Rhoi cymorth gweithredol ar gyfer nifer o ddigwyddiadau a phrosiectau a chanddynt amserlenni sy\’n gorgyffwrdd, gan weithio heb oruchwyliaeth i derfynau amser. Bydd hyn yn cynnwys ymgymryd ag ystod o dasgau gan gynnwys cynllunio, cynnal cronfa ddata digwyddiadau’r Ysgol, trefnu lleoliadau, gwestai ac arlwyo, cydlynu rhestrau RSVP, a rheoli tocynnau a archebir/a brynir ar-lein gan ddefnyddio ffurflenni Microsoft, cynhyrchu a chydosod deunyddiau cynadledda a hyrwyddo, cyfathrebu â chynrychiolwyr a siaradwyr a’u cefnogi, rheoli / cynnal digwyddiadau ar-lein gan ddefnyddio Zoom a Teams a chynnig cefnogaeth i ddigwyddiadau hybrid a golygu digwyddiadau wedi\’u recordio gan ddefnyddio LearnPlus ar gyfer sianel YouTube yr Ysgol.
• Cynhyrchu a dosbarthu rhestrau digwyddiadau misol yr Ysgol, gan gysylltu â chydweithwyr ar draws yr Ysgol i sicrhau bod rhestr gynhwysfawr o weithgareddau, gan addasu gwybodaeth ac arddull ar gyfer pob math o gynulleidfa ac ysgrifennu a/neu olygu gwybodaeth.
• Monitro cyllidebau digwyddiadau a darparu costau, gan sicrhau bod y gwerth gorau yn cael ei gyflawni, ac adrodd ar gyllidebau yn ôl yr angen.
• Gweithio gyda chydweithwyr o\’r Ysgol a’r Coleg i hwyluso a chyfrannu at gynlluniau cyfathrebu / marchnata yn unol â chylch o weithgarwch sydd eisoes wedi’i baratoi.
• Uwchlwytho gwybodaeth ar dudalennau gwe yr Ysgol / Brifysgol, gan ddefnyddio Squiz a drafftio eitemau newyddion ar gyfer tudalennau gwe Sefydliad Confucius Caerdydd / yr Ysgol Ieithoedd Modern.
• Gweithio ochr yn ochr â thimau canolog i reoli a chynnal gwybodaeth gywir a chyfoes ar y tudalennau gwe allanol ac ar fewnrwyd fewnol MLANG, fel y chwiliwr cyrsiau.
• Cynrychioli\’r ysgol mewn digwyddiadau a chyfarfodydd cyfathrebu, a rhwydweithiau mewnol ac allanol perthnasol eraill. Meithrin perthynas waith â chysylltiadau allweddol yn yr Ysgol, y Coleg a\’r Brifysgol, gan rannu arfer gorau ac o ganlyniad helpu i wella\’r modd y mae gweithgareddau yn yr Ysgol yn cael eu cynnal
• Casglu a dadansoddi data (e.e. adborth o ddigwyddiadau / gweithgareddau) fel y gellir gwneud penderfyniadau gwybodus, gan sefydlu tueddiadau a phatrymau sylfaenol yn y data a darparu adroddiadau ac argymhellion ar gyfer rheolwyr.
• Cyfarwyddo ac arwain cydweithwyr ar draws y Brifysgol ym maes digwyddiadau cyhoeddus a phrosiectau arbennig yn ôl yr angen.

Dyletswyddau Cyffredinol

• Cyflawni dyletswyddau eraill nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy’n cyd-fynd â gofynion y swydd
• Cadw at holl bolisïau\’r Brifysgol a datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffordd briodol
• Cynnal Gwerthoedd ac Ymddygiadau Gwasanaethau Proffesiynol y Brifysgol a’r Ysgol

Meini Prawf Hanfodol

• Y gallu i gyfathrebu\’n ysgrifenedig yn glir, yn gryno ac yn effeithiol i ddarparu cyngor ac arweiniad manwl ar ddigwyddiadau cyhoeddus, (gan gynnwys digwyddiadau recriwtio), a gweithgarwch cyfathrebu yn yr ysgol.
• Tystiolaeth o safon dda o rifedd a llythrennedd TG, gyda phrofiad o ddefnyddio meddalwedd arbenigol ar gyfer digwyddiadau a rheoli cyfathrebu e.e. ffurflenni Microsoft, meddalwedd golygu gwefannau (fel squiz).
• Profiad o weithio mewn swydd neu amgylchedd gweinyddol a’r gallu i sefydlu systemau a gweithdrefnau swyddfa safonol, gan wella’r rhain fel sy’n briodol
• Gwybodaeth a phrofiad arbenigol mewn perthynas â chynllunio a rheoli digwyddiadau.
• Profiad o ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol o fewn fframwaith sefydliadol/cwmni i hyrwyddo ac annog presenoldeb mewn digwyddiadau.
• Y gallu i gyfleu gwybodaeth arbenigol a chymhleth yn effeithiol ac yn broffesiynol i amrywiaeth o gwsmeriaid/defnyddwyr gwasanaethau y gall eu dealltwriaeth o’r mater amrywio.
• Y gallu i ymchwilio i anghenion cwsmeriaid/defnyddwyr gwasanaethau ac addasu’r gwasanaeth yn unol â hynny er mwyn sicrhau bod gwasanaeth o safon yn cael ei ddarparu
• Y gallu i gymryd y cam cyntaf a bod yn greadigol er mwyn datrys problemau, ymateb i ymholiadau a gwneud argymhellion, gan ddod o hyd i atebion ymarferol a’u cynnig
• Y gallu i weithio heb oruchwyliaeth a chyflwyno gwaith mewn pryd, gan gynllunio, gosod a monitro eich blaenoriaethau chi a rhai’r tîm.

Meini Prawf Dymunol

• Profiad o ysgrifennu briffiau i lywio cylchlythyrau, eitemau newyddion ar y we ac ati
• Profiad o weithio mewn swydd neu amgylchedd tebyg (e.e. addysg uwch)
• Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu barodrwydd i ddysgu’r iaith

#J-18808-Ljbffr